Gestión documental y organizativa
Todos los documentos de las gestiones y de las personas en su sitio
Toda la información siempre a mano y en un único entono.
Todos los seguimientos de actividad de la ficha, pueden contener documentos que podrán verse en la “actividad registrada” en el repositorio documental.
Disponible un buscador general para localizar documentación sin saber en que ficha está registrado.
Desde esta opción, estés donde estés del programa, pulsa “+ añadir”, indica dónde, selecciona los archivos, introduce sus parámetros (etiquetas, fecha, clasificaciones,…) y pulsa subir… Así de fácil!!!
Desde el gestor de mail, podrás ver los archivos adjuntos y subirlos directamente a la ficha determinada con todos sus parámetros, gana tiempo y evita acciones innecesarias (guardar en disco, buscar ficha, subir documento), mucho más fácil y cómodo.
Desde el gestor de email también podrás guardar los emails completos como registro de una actividad/seguimiento, sin tener que transcribir, copiar – pegar, etc…. tal cual!!
Ahorra costes usando almacenamiento Sharepoint o bien simplemente cumple con los requisitos de tu fundación /asociación.
Modifica y guarda los cambios de documentos en word sin salir del programa!!
Para el usuario es transparente, una vez configurado el vínculo, la operativa en Unikos no cambia, todo ocurre de forma transparente y se mantienen las mismas funcionalidades.
Hasta ahora, todos los programas documentales se centran en archivar documentos y por tanto puedes gestionar y controlar lo que tienes… pero ¿cómo saber lo que no tienes?
Podemos indicar en cada ficha de un expediente (incluido ficha de datos personales) qué “requisitos” o “documentos” queremos controlar y si estos son “obligatorios” o no.
Por ejemplo: podemos indicar que necesitamos el DNI, Certificado LOPD, Autorización de Soporte… y saber si está completado el documento o no.
Los documentos son compatibles con “histórico de documentos” (podemos ir renovando los documentos y no perdemos el historial”, caducidad de documento (llegado su fecha volverá a estar como “pendiente”), clasificación y etiquetas, etc….
Los requisitos también son usados para la gestión de firma digital. Podemos generar una comunicación a todas las personas que generen un requisito, donde se lance automático para su firma y que una vez firmado automáticamente esté el documento en el requisito!!! parece magia!!!
Localiza el documento y abre el documento o abre la ficha donde está ubicado.
Visualiza rápidamente documentos caducados, documentos requeridos que no tenemos, documentos subidos por fecha, por usuario, tipo o cualquier criterio.
Nota: para soluciones con servidor propio, opción de buscar dentro del contenido del documento.